Dasar Privasi – Program Bahasa Arab AIMI di Madinah

Apakah data peribadi yang kami proses?

Bergantung pada pakej yang ditempah dan perkhidmatan yang digunakan oleh peserta, AIMI mungkin memproses data peribadi berikut, antara lain:

• nama pertama dan nama akhir;
• Alamat e-mel;
• nombor telefon;
• tarikh lahir;
• Jantina;
• Kewarganegaraan;
• Negara kediaman;
• Maklumat tentang tahap bahasa Arab;
• Keputusan ujian penempatan bertulis dan lisan;
• Maklumat tentang kehadiran dan kemajuan akademik;
• Butiran pembayaran dan transaksi;
• Komunikasi dengan AIMI;
• Butiran penerbangan;
• Butiran ketibaan dan pemberangkatan;
• Butiran penginapan;
• Butiran yang diperlukan untuk pengangkutan dan penjemputan lapangan terbang;
• data yang diperlukan untuk penganjuran 'Umrah dan aktiviti;
• butiran pasport dan visa apabila diperlukan untuk pakej yang ditempah;
• butiran ibu bapa atau wakil sah apabila peserta di bawah umur;
• maklumat lain yang diperlukan untuk penganjuran dan pelaksanaan program.

AIMI hanya memproses data peribadi yang secara munasabah diperlukan untuk pelaksanaan dan pentadbiran program.

Untuk apakah kami menggunakan data peribadi?

Data peribadi boleh digunakan, antara lain, untuk:

• memproses dan menyemak pendaftaran;
• komunikasi dengan peserta;
• mentadbir pembayaran;
• menjalankan ujian penempatan bertulis dan lisan;
• menentukan tahap bahasa yang sesuai;
• menempatkan pelajar dalam kumpulan yang sesuai;
• menganjur dan menyediakan pendidikan;
• merekod kehadiran dan kemajuan pembelajaran;
• mengeluarkan sijil;
• menguruskan penginapan;
• menguruskan pengangkutan antara penginapan dan lokasi kelas;
• menguruskan jemputan lapangan terbang;
• memudahkan visa pelancong apabila ia sebahagian daripada pakej yang ditempah;
• menganjurkan ‘Umrah berpandu;
• menganjurkan aktiviti dan lawatan;
• mengendalikan pertanyaan dan aduan;
• memastikan pelaksanaan program yang baik dan selamat;
• mematuhi kewajipan undang-undang dan pentadbiran.

Butiran pasport dan visa

Apabila visa pelancong merupakan sebahagian daripada pakej yang ditempah, AIMI mungkin perlu menerima butiran pasport dan data peribadi tertentu peserta.

Ini boleh termasuk, antara lain:

• nama penuh seperti yang tertera dalam pasport;
• tarikh lahir;
• Kewarganegaraan;
• nombor pasport;
• tarikh dikeluarkan;
• tarikh luput;
• salinan atau imej pasport;
• maklumat lain yang diperlukan untuk permohonan visa.

Data ini digunakan semata-mata untuk memudahkan permohonan visa dan tindakan pentadbiran yang berkaitan, melainkan AIMI diwajibkan oleh undang-undang untuk menyimpan atau memproses data tersebut bagi tujuan lain.

Untuk menjalankan permohonan visa, data peribadi yang diperlukan boleh dikongsi dengan pihak berkuasa yang berkenaan dan/atau penyedia perkhidmatan yang terlibat dalam permohonan tersebut.

Butiran penerbangan dan jemputan lapangan terbang

Apabila jemputan lapangan terbang merupakan sebahagian daripada pakej, AIMI mungkin memproses butiran penerbangan, termasuk:

• syarikat penerbangan;
• nombor penerbangan;
• lapangan terbang berlepas;
• tarikh ketibaan;
• masa ketibaan;
• sebarang perubahan atau kelewatan.

Maklumat ini digunakan untuk menganjurkan ketibaan dan pengangkutan peserta di Madinah.

Jika perlu, data yang berkaitan boleh dikongsi dengan pemandu atau penyedia pengangkutan yang menjalankan pengambilan di lapangan terbang.

Penginapan

Apabila penginapan adalah sebahagian daripada pakej, AIMI menggunakan data peribadi untuk menempatkan peserta di penginapan yang sesuai.

Data yang berkaitan boleh dikongsi, jika perlu, dengan:

• pengurus penginapan;
• penyewa;
• kakitangan tempatan;
• penyedia perkhidmatan lain yang terlibat dalam penginapan tersebut.

AIMI hanya berkongsi data yang secara munasabah diperlukan untuk menganjurkan dan menguruskan penginapan.

Pengangkutan

Apabila pengangkutan adalah sebahagian daripada program, data peribadi yang diperlukan boleh dikongsi dengan pemandu, penyedia pengangkutan atau kakitangan yang bertanggungjawab terhadap pengangkutan peserta.

Ini mungkin diperlukan, sebagai contoh, untuk:

• senarai peserta;
• lokasi pengambilan;
• butiran ketibaan;
• komunikasi berkenaan kelewatan atau perubahan.

‘Umrah, aktiviti dan lawatan

Apabila AIMI menganjurkan ‘Umrah berpandu, aktiviti atau lawatan, data peribadi tertentu boleh digunakan untuk menguruskan tempahan, pengangkutan, penginapan hotel atau senarai peserta.

Jika perlu, data peribadi yang berkaitan boleh dikongsi, sebagai contoh, dengan:

• hotel;
• pengangkut;
• penganjur tempatan;
• penyedia aktiviti;
• pihak lain yang diperlukan untuk melaksanakan komponen berkenaan.

Hanya data yang diperlukan untuk pelaksanaan dikongsi.

Butiran Pembayaran

AIMI memproses data yang diperlukan untuk mentadbir pembayaran, termasuk, sebagai contoh:

• nama pembayar;
• jumlah yang dibayar;
• tarikh pembayaran;
• status pembayaran;
• rujukan pembayaran atau transaksi;
• jumlah tertunggak.

Apabila bank, penyedia pembayaran, atau penyedia perkhidmatan kewangan lain digunakan, pihak tersebut mungkin memproses data peribadi secara berasingan mengikut dasar privasinya sendiri.

AIMI tidak menyimpan butiran penuh kad pembayaran apabila ia diproses secara langsung oleh penyedia pembayaran luar.

Data Pendidikan

Untuk menjalankan pengajaran, AIMI boleh memproses maklumat tentang:

• tahap permulaan pelajar;
• keputusan ujian penempatan;
• penempatan kumpulan;
• kehadiran;
• kerja rumah;
• ujian;
• keputusan;
• maklum balas daripada guru;
• kemajuan pembelajaran.

Maklumat ini boleh dikongsi dengan guru, penyelaras pendidikan, dan kakitangan lain yang memerlukannya untuk menjalankan pengajaran.

Perkongsian Data Peribadi

AIMI tidak menjual data peribadi peserta kepada pihak ketiga.

Apabila perlu, data peribadi boleh dikongsi dengan pihak yang terlibat dalam menjalankan program, termasuk:

• guru;
• penyelaras pendidikan;
• kakitangan AIMI yang diberi kuasa;
• kakitangan SR Travel Services LLC yang diberi kuasa;
• rakan kongsi pendidikan dan kerjasama tempatan;
• penyedia penginapan;
• penyedia pengangkutan dan pemandu;
• hotel;
• penyedia perkhidmatan visa;
• pihak berkuasa kerajaan yang berkenaan;
• penyedia pembayaran;
• penyedia perkhidmatan IT dan pentadbiran;
• penyedia aktiviti dan lawatan.

AIMI berusaha untuk hanya berkongsi data peribadi yang perlu bagi perkhidmatan yang berkaitan.

Foto dan Video

Semasa kelas, aktiviti, lawatan, Umrah dan bahagian lain program, foto dan video mungkin diambil.

Sesetengah imej boleh digunakan untuk, sebagai contoh:

• laman web AIMI;
• media sosial;
• brosur dan risalah;
• maklumat mengenai program masa depan;
• tujuan promosi atau maklumat lain AIMI.

Jika AIMI ingin menggunakan gambar peserta yang boleh dikenali untuk tujuan pemasaran atau promosi, AIMI akan meminta kebenaran apabila perlu.

Peserta boleh memberitahu AIMI jika mereka tidak mahu kelihatan secara boleh dikenali dalam bahan gambar promosi.

Peserta Bawah Umur

Apabila seorang kanak-kanak menyertai program ini, AIMI boleh memproses data peribadi kanak-kanak tersebut serta ibu bapa atau wakil sahnya.

Apabila perlu, AIMI boleh meminta kebenaran daripada ibu bapa atau wakil sah untuk pemprosesan tertentu.

AIMI berusaha untuk mengendalikan data peribadi peserta kanak-kanak dengan penjagaan tambahan.

Tempoh Penyimpanan

AIMI tidak menyimpan data peribadi lebih lama daripada yang munasabah diperlukan untuk tujuan ia dikumpulkan, melainkan tempoh penyimpanan yang lebih lama diperlukan disebabkan oleh kewajipan undang-undang, pentadbiran, fiskal atau perniagaan yang wajar.

Tempoh penyimpanan mungkin berbeza mengikut jenis data peribadi.

Sebagai contoh, data kewangan dan pentadbiran boleh disimpan lebih lama daripada data praktikal yang hanya diperlukan untuk tempoh kursus tertentu.

Salinan pasport dan dokumen perjalanan sensitif lain tidak disimpan lebih lama daripada yang diperlukan untuk tujuan ia diterima, melainkan kewajipan undang-undang menghendaki sebaliknya.

Keselamatan Data Peribadi

AIMI mengambil langkah teknikal dan organisasi yang munasabah untuk melindungi data peribadi daripada:

• akses tanpa kebenaran;
• kehilangan;
• kecurian;
• penyalahgunaan;
• pengubahsuaian tanpa kebenaran;
• pendedahan tanpa kebenaran.

Akses kepada data peribadi dihadkan seberapa mungkin kepada individu yang memerlukan maklumat ini untuk kerja mereka.

Walau bagaimanapun, tiada sistem digital atau fizikal yang boleh menjamin keselamatan sepenuhnya.

Tanggungjawab Peserta

Peserta bertanggungjawab untuk memberikan data peribadi yang betul dan terkini.

Apabila data yang berkaitan dengan program berubah, seperti:

• nombor telefon;
• Alamat e-mel;
• Butiran penerbangan;
• butiran pasport;
• data perjalanan relevan yang lain,

peserta mesti memaklumkan AIMI mengenai perkara ini secepat mungkin.

AIMI tidak bertanggungjawab atas masalah yang timbul akibat peserta memberikan maklumat yang salah, tidak lengkap atau lapuk.

Perubahan pada Dasar Privasi ini

AIMI boleh meminda Dasar Privasi ini dari semasa ke semasa apabila:

• perkhidmatan kami berubah;
• perkhidmatan baharu ditambah;
• cara kerja kami berubah;
• sistem teknikal berubah;
• kewajipan undang-undang berubah.

Jika sesuatu perubahan memberi kesan besar terhadap pemprosesan data peribadi peserta, AIMI akan memaklumkan peserta mengenainya jika bersesuaian.