Datenschutzrichtlinie – AIMI Arabisch-Programm in Madinah

Welche personenbezogenen Daten verarbeiten wir?

Je nach gebuchtem Paket und den vom Teilnehmer genutzten Dienstleistungen kann AIMI unter anderem die folgenden personenbezogenen Daten verarbeiten:

• Vor- und Nachname;
• E-Mail-Adresse;
• Telefonnummer;
• Geburtsdatum;
• Geschlecht;
• Nationalität;
• Wohnsitzland;
• Informationen zum Arabisch-Niveau;
• Ergebnisse der schriftlichen und mündlichen Einstufungstests;
• Informationen zur Anwesenheit und zum Studienfortschritt;
• Zahlungs- und Transaktionsdaten;
• Kommunikation mit AIMI;
• Flugdaten;
• Ankunfts- und Abreisedaten;
• Unterkunftsdaten;
• Daten, die für Transport und Flughafenabholung erforderlich sind;
• Daten, die für die Organisation der 'Umrah und der Aktivitäten erforderlich sind;
• Reisepass- und Visadaten, wenn diese für das gebuchte Paket erforderlich sind;
• Angaben zu einem Elternteil oder gesetzlichen Vertreter, wenn der Teilnehmer minderjährig ist;
• sonstige Informationen, die für die Organisation und Durchführung des Programms erforderlich sind.

AIMI verarbeitet ausschließlich personenbezogene Daten, die vernünftigerweise für die Durchführung und Verwaltung des Programms erforderlich sind.

Wofür verwenden wir personenbezogene Daten?

Personenbezogene Daten können unter anderem verwendet werden für:

• Bearbeitung und Prüfung von Anmeldungen;
• Kommunikation mit Teilnehmern;
• Verwaltung von Zahlungen;
• Durchführung schriftlicher und mündlicher Einstufungstests;
• Bestimmung des passenden Sprachniveaus;
• Einteilung der Studenten in passende Gruppen;
• Organisation und Durchführung des Unterrichts;
• Erfassung der Anwesenheit und des Studienfortschritts;
• Ausstellung von Zertifikaten;
• Organisation der Unterkunft;
• Organisation des Transports zwischen Unterkunft und Unterrichtsort;
• Organisation der Flughafenabholung;
• Erleichterung eines Touristenvisums, wenn dies Teil des gebuchten Pakets ist;
• Organisation der begleiteten ‘Umrah;
• Organisation von Aktivitäten und Ausflügen;
• Bearbeitung von Fragen und Beschwerden;
• Gewährleistung einer guten und sicheren Durchführung des Programms;
• Erfüllung gesetzlicher und administrativer Verpflichtungen.

Reisepass- und Visadaten

Wenn ein Touristenvisum Teil des gebuchten Pakets ist, kann es erforderlich sein, dass AIMI bestimmte Reisepass- und persönliche Daten des Teilnehmers erhält.

Dies kann unter anderem Folgendes betreffen:

• vollständiger Name gemäß Reisepass;
• Geburtsdatum;
• Nationalität;
• Reisepassnummer;
• Ausstellungsdatum;
• Ablaufdatum;
• eine Kopie oder ein Bild des Reisepasses;
• sonstige für den Visumantrag erforderliche Informationen.

Diese Daten werden ausschließlich zur Erleichterung des Visumantrags und der damit verbundenen administrativen Handlungen verwendet, es sei denn, AIMI ist gesetzlich verpflichtet, die Daten für einen anderen Zweck aufzubewahren oder zu verarbeiten.

Zur Durchführung eines Visumantrags können erforderliche personenbezogene Daten mit zuständigen Behörden und/oder an dem Antrag beteiligten Dienstleistern geteilt werden.

Flugdaten und Flughafenabholung

Wenn eine Flughafenabholung Teil des Pakets ist, kann AIMI Flugdaten verarbeiten, darunter:

• Fluggesellschaft;
• Flugnummer;
• Abflughafen;
• Ankunftsdatum;
• Ankunftszeit;
• etwaige Änderungen oder Verspätungen.

Diese Informationen werden verwendet, um die Ankunft und den Transport des Teilnehmers in Madinah zu organisieren.

Falls erforderlich, können relevante Daten mit dem Fahrer oder Transportanbieter geteilt werden, der die Flughafenabholung durchführt.

Unterkunft

Wenn die Unterkunft Teil des Pakets ist, verwendet AIMI personenbezogene Daten, um Teilnehmer in der passenden Unterkunft unterzubringen.

Relevante Daten können bei Bedarf weitergegeben werden an:

• Unterkunftsverwalter;
• Vermietern;
• lokalem Personal;
• anderen Dienstleistern, die an dem Aufenthalt beteiligt sind.

AIMI gibt nur die Daten weiter, die zumutbarerweise erforderlich sind, um die Unterkunft zu organisieren und zu verwalten.

Transport

Wenn der Transport Teil des Programms ist, können notwendige personenbezogene Daten mit Fahrern, Transportanbietern oder Mitarbeitern, die für den Transport der Teilnehmer verantwortlich sind, geteilt werden.

Dies kann beispielsweise erforderlich sein für:

• Teilnehmerlisten;
• Abholorten;
• Ankunftsdaten;
• Kommunikation bei Verspätungen oder Änderungen.

‘Umrah, Aktivitäten und Ausflüge

Wenn AIMI eine geführte ‘Umrah, Aktivität oder einen Ausflug organisiert, können bestimmte personenbezogene Daten verwendet werden, um Reservierungen, Transport, Hotelunterkunft oder Teilnehmerlisten zu organisieren.

Wo erforderlich, können relevante personenbezogene Daten beispielsweise weitergegeben werden an:

• Hotels;
• Transportunternehmen;
• lokalen Organisatoren;
• Aktivitätsanbietern;
• anderen Parteien, die für die Durchführung des jeweiligen Bestandteils erforderlich sind.

Es werden nur die Daten weitergegeben, die für die Durchführung erforderlich sind.

Zahlungsdaten

AIMI verarbeitet Daten, die für die Verwaltung von Zahlungen erforderlich sind, darunter beispielsweise:

• Name des Zahlers;
• gezahlter Betrag;
• Zahlungsdatum;
• Zahlungsstatus;
• Zahlungs- oder Transaktionsreferenz;
• ausstehender Betrag.

Wenn eine Bank, ein Zahlungsdienstleister oder ein anderer Finanzdienstleister genutzt wird, kann diese Partei personenbezogene Daten eigenständig gemäß ihrer eigenen Datenschutzrichtlinie verarbeiten.

AIMI speichert keine vollständigen Zahlungskartendaten, wenn diese direkt von einem externen Zahlungsanbieter verarbeitet werden.

Bildungsdaten

Zur Durchführung des Unterrichts kann AIMI Informationen verarbeiten über:

• das Ausgangsniveau des Studenten;
• Ergebnisse von Einstufungstests;
• Gruppeneinteilung;
• Anwesenheit;
• Hausaufgaben;
• Tests;
• Ergebnisse;
• Feedback von Lehrkräften;
• Lernfortschritt.

Diese Informationen können mit Lehrkräften, Bildungskoordinatoren und anderen Mitarbeitern geteilt werden, die diese Informationen für die Durchführung des Unterrichts benötigen.

Weitergabe personenbezogener Daten

AIMI verkauft personenbezogene Daten von Teilnehmern nicht an Dritte.

Personenbezogene Daten können, soweit erforderlich, mit Parteien geteilt werden, die an der Durchführung des Programms beteiligt sind, darunter:

• Lehrkräfte;
• Bildungskoordinatoren;
• befugte Mitarbeiter von AIMI;
• befugte Mitarbeiter von SR Travel Services LLC;
• lokale Bildungs- und Kooperationspartner;
• Unterkunftsanbieter;
• Transportanbieter und Fahrer;
• Hotels;
• Visadienstleister;
• zuständige Behörden;
• Zahlungsanbieter;
• IT- und Verwaltungsdienstleister;
• Anbieter von Aktivitäten und Ausflügen.

AIMI ist bestrebt, nur die personenbezogenen Daten weiterzugeben, die für die jeweilige Dienstleistung erforderlich sind.

Fotos und Videos

Während des Unterrichts, der Aktivitäten, Ausflüge, der 'Umrah und anderer Programmteile können Fotos und Videos gemacht werden.

Einige Bilder können beispielsweise verwendet werden für:

• die Website von AIMI;
• soziale Medien;
• Broschüren und Flyer;
• Informationen über zukünftige Programme;
• andere Werbe- oder Informationszwecke von AIMI.

Wenn AIMI erkennbare Bilder eines Teilnehmers für Marketing- oder Werbezwecke verwenden möchte, wird AIMI, wo erforderlich, um Erlaubnis bitten.

Ein Teilnehmer kann AIMI mitteilen, wenn er oder sie nicht erkennbar in Werbebildmaterial erscheinen möchte.

Minderjährige Teilnehmer

Wenn ein Minderjähriger am Programm teilnimmt, kann AIMI personenbezogene Daten des Minderjährigen und seines Elternteils oder gesetzlichen Vertreters verarbeiten.

Wo erforderlich, kann AIMI die Zustimmung des Elternteils oder gesetzlichen Vertreters für bestimmte Verarbeitungen einholen.

AIMI bemüht sich, personenbezogene Daten minderjähriger Teilnehmer mit besonderer Sorgfalt zu behandeln.

Aufbewahrungsfristen

AIMI bewahrt personenbezogene Daten nicht länger auf, als vernünftigerweise für den Zweck erforderlich ist, für den sie erhoben wurden, es sei denn, eine längere Aufbewahrungsfrist ist aufgrund gesetzlicher, administrativer, steuerlicher oder berechtigter geschäftlicher Verpflichtungen erforderlich.

Die Aufbewahrungsfrist kann je nach Art der personenbezogenen Daten unterschiedlich sein.

Finanzielle und administrative Daten können beispielsweise länger aufbewahrt werden als praktische Daten, die nur für einen bestimmten Kurszeitraum erforderlich waren.

Passkopien und andere sensible Reisedokumente werden nicht länger aufbewahrt, als für den Zweck erforderlich ist, für den sie empfangen wurden, es sei denn, eine gesetzliche Verpflichtung erfordert etwas anderes.

Sicherheit personenbezogener Daten

AIMI ergreift angemessene technische und organisatorische Maßnahmen, um personenbezogene Daten zu schützen vor:

• unbefugten Zugriff;
• Verlust;
• Diebstahl;
• Missbrauch;
• unbefugte Änderung;
• unbefugte Offenlegung.

Der Zugang zu personenbezogenen Daten wird so weit wie möglich auf Personen beschränkt, die diese Informationen für ihre Arbeit benötigen.

Kein digitales oder physisches System kann jedoch vollständige Sicherheit garantieren.

Verantwortung des Teilnehmers

Der Teilnehmer ist dafür verantwortlich, korrekte und aktuelle personenbezogene Daten bereitzustellen.

Wenn sich Daten ändern, die für das Programm relevant sind, wie z. B.:

• Telefonnummer;
• E-Mail-Adresse;
• Flugdaten;
• Passdaten;
• andere relevante Reisedaten,

muss der Teilnehmer AIMI so schnell wie möglich darüber informieren.

AIMI ist nicht verantwortlich für Probleme, die dadurch entstehen, dass ein Teilnehmer unrichtige, unvollständige oder veraltete Informationen bereitgestellt hat.

Änderungen dieser Privacy Policy

AIMI kann diese Privacy Policy von Zeit zu Zeit ändern, wenn:

• sich unser Dienstleistungsangebot ändert;
• neue Dienstleistungen hinzugefügt werden;
• sich unsere Arbeitsweise ändert;
• sich technische Systeme ändern;
• sich gesetzliche Verpflichtungen ändern.

Wenn eine Änderung wesentliche Auswirkungen auf die Verarbeitung personenbezogener Daten der Teilnehmer hat, wird AIMI die Teilnehmer hierüber gegebenenfalls informieren.