Política de privacidad – Programa de Árabe AIMI en Medina

¿Qué datos personales tratamos?

Según el paquete reservado y los servicios utilizados por el participante, AIMI podrá tratar, entre otros, los siguientes datos personales:

• nombre y apellido;
• Dirección de correo electrónico;
• número de teléfono;
• fecha de nacimiento;
• Sexo;
• Nacionalidad;
• País de residencia;
• Información sobre el nivel de árabe;
• Resultados de las pruebas de nivel escritas y orales;
• Información sobre la asistencia y el progreso académico;
• Datos de pago y de transacción;
• Comunicación con AIMI;
• Datos del vuelo;
• Datos de llegada y salida;
• Datos de alojamiento;
• Datos necesarios para el transporte y el traslado desde el aeropuerto;
• datos necesarios para la organización de la 'Umrah y las actividades;
• datos de pasaporte y visado cuando sean necesarios para el paquete reservado;
• datos de un padre/madre o representante legal cuando el participante sea menor de edad;
• otra información necesaria para la organización y ejecución del programa.

AIMI únicamente trata datos personales que sean razonablemente necesarios para la ejecución y administración del programa.

¿Para qué utilizamos los datos personales?

Los datos personales pueden utilizarse, entre otros fines, para:

• la tramitación y evaluación de las inscripciones;
• la comunicación con los participantes;
• la gestión de los pagos;
• la realización de pruebas de nivel escritas y orales;
• la determinación del nivel de idioma adecuado;
• la asignación de los estudiantes a grupos adecuados;
• la organización e impartición de la enseñanza;
• el seguimiento de la asistencia y el progreso académico;
• la expedición de certificados;
• la organización del alojamiento;
• la organización del transporte entre el alojamiento y el lugar de las clases;
• la organización del traslado desde el aeropuerto;
• la facilitación de un visado turístico cuando forme parte del paquete reservado;
• la organización de la ‘Umrah guiada;
• la organización de actividades y excursiones;
• la gestión de preguntas y quejas;
• la garantía de una buena y segura ejecución del programa;
• el cumplimiento de las obligaciones legales y administrativas.

Datos de pasaporte y visado

Cuando un visado turístico forma parte del paquete reservado, puede ser necesario que AIMI reciba determinados datos de pasaporte y datos personales del participante.

Esto puede referirse, entre otras cosas, a:

• nombre completo tal como figura en el pasaporte;
• fecha de nacimiento;
• Nacionalidad;
• número de pasaporte;
• fecha de expedición;
• fecha de caducidad;
• una copia o imagen del pasaporte;
• otra información necesaria para la solicitud del visado.

Estos datos se utilizan exclusivamente para facilitar la solicitud del visado y los trámites administrativos relacionados, salvo que AIMI esté legalmente obligada a conservar o tratar los datos para otro fin.

Para tramitar una solicitud de visado, los datos personales necesarios podrán compartirse con las autoridades competentes y/o los proveedores de servicios implicados en la solicitud.

Datos de vuelo y traslado desde el aeropuerto

Cuando el traslado desde el aeropuerto forma parte del paquete, AIMI puede tratar datos de vuelo, entre ellos:

• aerolínea;
• número de vuelo;
• aeropuerto de salida;
• fecha de llegada;
• hora de llegada;
• posibles cambios o retrasos.

Esta información se utiliza para organizar la llegada y el transporte del participante en Medina.

Cuando sea necesario, los datos pertinentes podrán compartirse con el conductor o el proveedor de transporte que realice el traslado desde el aeropuerto.

Alojamiento

Cuando el alojamiento forma parte del paquete, AIMI utiliza datos personales para ubicar a los participantes en el alojamiento adecuado.

Los datos pertinentes podrán compartirse, cuando sea necesario, con:

• los administradores del alojamiento;
• arrendadores;
• personal local;
• otros proveedores de servicios implicados en la estancia.

AIMI comparte únicamente los datos razonablemente necesarios para organizar y gestionar el alojamiento.

Transporte

Cuando el transporte forma parte del programa, los datos personales necesarios podrán compartirse con conductores, proveedores de transporte o personal responsable del transporte de los participantes.

Esto puede ser necesario, por ejemplo, para:

• listas de participantes;
• lugares de recogida;
• datos de llegada;
• comunicación en caso de retrasos o cambios.

‘Umrah, actividades y excursiones

Cuando AIMI organiza una ‘Umrah guiada, una actividad o una excursión, ciertos datos personales podrán utilizarse para organizar reservas, transporte, alojamiento hotelero o listas de participantes.

Cuando sea necesario, los datos personales pertinentes podrán compartirse, por ejemplo, con:

• hoteles;
• los transportistas;
• organizadores locales;
• proveedores de actividades;
• otras partes necesarias para llevar a cabo el componente correspondiente.

Solo se comparten los datos necesarios para la ejecución.

Datos de pago

AIMI trata los datos necesarios para administrar los pagos, incluyendo, por ejemplo:

• nombre del pagador;
• importe pagado;
• fecha de pago;
• estado del pago;
• referencia de pago o de transacción;
• importe pendiente.

Cuando se utiliza un banco, un proveedor de pagos u otro proveedor de servicios financieros, dicha parte puede procesar de forma independiente los datos personales de acuerdo con su propia política de privacidad.

AIMI no conserva los datos completos de la tarjeta de pago cuando estos son procesados directamente por un proveedor de pagos externo.

Datos educativos

Para llevar a cabo la enseñanza, AIMI puede procesar información sobre:

• el nivel inicial del estudiante;
• resultados de las pruebas de nivel;
• asignación de grupo;
• la asistencia;
• las tareas;
• exámenes;
• los resultados;
• comentarios de los profesores;
• el progreso académico.

Esta información puede compartirse con profesores, coordinadores educativos y otros miembros del personal que la necesiten para llevar a cabo la enseñanza.

Compartición de datos personales

AIMI no vende los datos personales de los participantes a terceros.

Cuando sea necesario, los datos personales pueden compartirse con las partes implicadas en la ejecución del programa, incluyendo:

• los profesores;
• los coordinadores educativos;
• el personal autorizado de AIMI;
• el personal autorizado de SR Travel Services LLC;
• los socios educativos y de cooperación locales;
• proveedores de alojamiento;
• los proveedores de transporte y conductores;
• hoteles;
• proveedores de servicios de visado;
• las autoridades gubernamentales competentes;
• los proveedores de pagos;
• los proveedores de servicios de TI y administrativos;
• los proveedores de actividades y excursiones.

AIMI se esfuerza por compartir únicamente los datos personales necesarios para la prestación del servicio correspondiente.

Fotos y vídeos

Durante las clases, actividades, excursiones, la 'Umrah y otras partes del programa, se podrán tomar fotos y vídeos.

Algunas imágenes pueden utilizarse, por ejemplo, para:

• el sitio web de AIMI;
• las redes sociales;
• folletos y volantes;
• información sobre futuros programas;
• otros fines promocionales o informativos de AIMI.

Si AIMI desea utilizar imágenes reconocibles de un participante con fines de marketing o promocionales, AIMI solicitará permiso cuando sea necesario.

Un participante puede indicar a AIMI que no desea aparecer de forma reconocible en el material promocional.

Participantes menores de edad

Cuando un menor participa en el programa, AIMI puede procesar los datos personales del menor y de su padre, madre o representante legal.

Cuando sea necesario, AIMI puede solicitar el consentimiento del padre, madre o representante legal para determinados tratamientos.

AIMI se esfuerza por tratar los datos personales de los participantes menores de edad con especial cuidado.

Períodos de conservación

AIMI no conserva los datos personales durante más tiempo del razonablemente necesario para el fin para el que fueron recopilados, a menos que un período de conservación más largo sea necesario debido a obligaciones legales, administrativas, fiscales o comerciales justificadas.

El período de conservación puede variar según el tipo de datos personales.

Por ejemplo, los datos financieros y administrativos pueden conservarse durante más tiempo que los datos prácticos que solo eran necesarios para un período de curso específico.

Las copias de pasaportes y otros documentos de viaje sensibles no se conservan más tiempo del necesario para el fin para el que fueron recibidas, a menos que una obligación legal exija lo contrario.

Seguridad de los datos personales

AIMI toma medidas técnicas y organizativas razonables para proteger los datos personales contra:

• acceso no autorizado;
• pérdida;
• robo;
• uso indebido;
• modificación no autorizada;
• divulgación no autorizada.

El acceso a los datos personales se limita en la medida de lo posible a las personas que necesitan esta información para su trabajo.

Sin embargo, ningún sistema digital o físico puede garantizar una seguridad total.

Responsabilidad del participante

El participante es responsable de proporcionar datos personales correctos y actualizados.

Cuando cambien datos relevantes para el programa, tales como:

• número de teléfono;
• Dirección de correo electrónico;
• Datos del vuelo;
• datos del pasaporte;
• otros datos de viaje relevantes,

el participante debe informar a AIMI de ello lo antes posible.

AIMI no es responsable de los problemas que surjan porque un participante haya proporcionado información incorrecta, incompleta o desactualizada.

Cambios en esta Política de Privacidad

AIMI puede modificar esta Política de Privacidad de vez en cuando cuando:

• nuestra prestación de servicios cambia;
• se añaden nuevos servicios;
• nuestra forma de trabajar cambia;
• los sistemas técnicos cambian;
• las obligaciones legales cambian.

Si un cambio tiene un impacto significativo en el tratamiento de los datos personales de los participantes, AIMI informará a los participantes al respecto cuando proceda.