Gizlilik Politikası – AIMI Medine Arapça Programı

Hangi kişisel verileri işliyoruz?

Rezerve edilen pakete ve katılımcının yararlandığı hizmetlere bağlı olarak, AIMI aşağıdaki kişisel veriler dahil olmak üzere çeşitli kişisel verileri işleyebilir:

• ad ve soyad;
• E-posta adresi;
• telefon numarası;
• doğum tarihi;
• Cinsiyet;
• Uyruk;
• İkamet edilen ülke;
• Arapça seviyesi hakkında bilgi;
• Yazılı ve sözlü seviye tespit sınavlarının sonuçları;
• Devam durumu ve akademik ilerleme hakkında bilgi;
• Ödeme ve işlem bilgileri;
• AIMI ile iletişim;
• Uçuş bilgileri;
• Varış ve kalkış bilgileri;
• Konaklama bilgileri;
• Ulaşım ve havaalanı karşılama için gerekli bilgiler;
• 'Umrah ve etkinliklerin organizasyonu için gerekli veriler;
• rezerve edilen paket için gerekli olduğunda pasaport ve vize bilgileri;
• katılımcının reşit olmaması durumunda ebeveyn veya yasal temsilciye ait bilgiler;
• programın organizasyonu ve yürütülmesi için gerekli olan diğer bilgiler.

AIMI, yalnızca programın yürütülmesi ve yönetimi için makul ölçüde gerekli olan kişisel verileri işler.

Kişisel verileri ne için kullanıyoruz?

Kişisel veriler, diğer hususların yanı sıra aşağıdakiler için kullanılabilir:

• kayıtların işlenmesi ve değerlendirilmesi;
• katılımcılarla iletişim;
• ödemelerin yönetilmesi;
• yazılı ve sözlü seviye tespit sınavlarının yapılması;
• uygun dil seviyesinin belirlenmesi;
• öğrencilerin uygun gruplara yerleştirilmesi;
• eğitimin düzenlenmesi ve verilmesi;
• devam durumu ve akademik ilerlemenin takip edilmesi;
• sertifikaların düzenlenmesi;
• konaklamanın düzenlenmesi;
• konaklama ile ders yeri arasındaki ulaşımın düzenlenmesi;
• havalimanı karşılamasının düzenlenmesi;
• rezerve edilen pakete dahil olduğunda turist vizesinin kolaylaştırılması;
• rehberli ‘Umre’nin düzenlenmesi;
• etkinlik ve gezilerin düzenlenmesi;
• soru ve şikayetlerin ele alınması;
• programın iyi ve güvenli bir şekilde yürütülmesinin sağlanması;
• yasal ve idari yükümlülüklere uyulması.

Pasaport ve vize bilgileri

Rezerve edilen paket bir turist vizesini içeriyorsa, AIMI’nin katılımcının belirli pasaport ve kişisel bilgilerini alması gerekebilir.

Bu, diğerlerinin yanı sıra şunları içerebilir:

• pasaportta yer alan tam ad;
• doğum tarihi;
• Uyruk;
• pasaport numarası;
• düzenleme tarihi;
• son geçerlilik tarihi;
• pasaportun bir kopyası veya görüntüsü;
• vize başvurusu için gerekli diğer bilgiler.

Bu veriler, yalnızca vize başvurusunun kolaylaştırılması ve buna bağlı idari işlemler için kullanılır; AIMI’nin verileri başka bir amaçla saklaması veya işlemesi yasal olarak zorunlu olmadıkça.

Bir vize başvurusunu gerçekleştirmek için gerekli kişisel veriler, başvuruda yer alan yetkili makamlar ve/veya hizmet sağlayıcılarla paylaşılabilir.

Uçuş bilgileri ve havalimanı karşılaması

Havalimanı karşılaması pakete dahil olduğunda, AIMI aşağıdakiler dahil olmak üzere uçuş bilgilerini işleyebilir:

• havayolu şirketi;
• uçuş numarası;
• kalkış havalimanı;
• varış tarihi;
• varış saati;
• olası değişiklikler veya gecikmeler.

Bu bilgiler, katılımcının Medine’ye varışını ve ulaşımını organize etmek için kullanılır.

Gerektiğinde, ilgili veriler havalimanı karşılama hizmetini gerçekleştiren şoför veya nakliye sağlayıcısıyla paylaşılabilir.

Konaklama

Konaklama paketin bir parçası olduğunda, AIMI katılımcıları uygun konaklama yerine yerleştirmek için kişisel verileri kullanır.

İlgili veriler gerektiğinde şunlarla paylaşılabilir:

• konaklama yöneticileri;
• kiralayanlar;
• yerel personel;
• konaklamaya dahil olan diğer hizmet sağlayıcılar.

AIMI, yalnızca konaklamayı organize etmek ve yönetmek için makul ölçüde gerekli olan verileri paylaşır.

Ulaşım

Ulaşım programın bir parçası olduğunda, gerekli kişisel veriler şoförlerle, nakliye sağlayıcılarıyla veya katılımcıların taşınmasından sorumlu personelle paylaşılabilir.

Bu, örneğin şunlar için gerekli olabilir:

• katılımcı listeleri;
• alım noktaları;
• varış bilgileri;
• gecikme veya değişikliklerle ilgili iletişim.

‘Umre, aktiviteler ve geziler

AIMI rehberli bir ‘Umre, etkinlik veya gezi düzenlediğinde, rezervasyonları, ulaşımı, otel konaklamasını veya katılımcı listelerini düzenlemek için belirli kişisel veriler kullanılabilir.

Gerektiğinde, ilgili kişisel veriler örneğin şunlarla paylaşılabilir:

• oteller;
• taşıyıcılar;
• yerel organizatörler;
• etkinlik sağlayıcıları;
• ilgili bileşenin gerçekleştirilmesi için gerekli diğer taraflar.

Yalnızca gerçekleştirme için gerekli olan veriler paylaşılır.

Ödeme Bilgileri

AIMI, ödemelerin yönetilmesi için gerekli olan verileri işler; bunlara örneğin şunlar dahildir:

• ödeme yapan kişinin adı;
• ödenen tutar;
• ödeme tarihi;
• ödeme durumu;
• ödeme veya işlem referansı;
• bekleyen tutar.

Bir banka, ödeme sağlayıcısı veya başka bir finansal hizmet sağlayıcısı kullanıldığında, bu taraf kişisel verileri kendi gizlilik politikasına uygun olarak bağımsız şekilde işleyebilir.

AIMI, harici bir ödeme sağlayıcısı tarafından doğrudan işlendiğinde tam ödeme kartı bilgilerini saklamaz.

Eğitim Verileri

Eğitimi yürütmek için AIMI aşağıdakilerle ilgili bilgileri işleyebilir:

• öğrencinin başlangıç seviyesi;
• seviye tespit sınavı sonuçları;
• grup yerleştirmesi;
• devam durumu;
• ev ödevi;
• sınavlar;
• sonuçlar;
• öğretmen geri bildirimleri;
• öğrenim ilerlemesi.

Bu bilgiler, eğitimi yürütmek için ihtiyaç duyan öğretmenler, eğitim koordinatörleri ve diğer personelle paylaşılabilir.

Kişisel Verilerin Paylaşımı

AIMI, katılımcıların kişisel verilerini üçüncü taraflara satmaz.

Gerekli olduğunda, kişisel veriler programın yürütülmesine dahil olan taraflarla paylaşılabilir; bunlar arasında şunlar yer alır:

• öğretmenler;
• eğitim koordinatörleri;
• AIMI'nin yetkili personeli;
• SR Travel Services LLC'nin yetkili personeli;
• yerel eğitim ve iş birliği ortakları;
• konaklama sağlayıcıları;
• ulaşım sağlayıcıları ve şoförler;
• oteller;
• vize hizmet sağlayıcıları;
• yetkili devlet makamları;
• ödeme sağlayıcıları;
• BT ve idari hizmet sağlayıcıları;
• aktivite ve gezi sağlayıcıları.

AIMI, yalnızca ilgili hizmetin sunulması için gerekli olan kişisel verileri paylaşmayı hedefler.

Fotoğraflar ve Videolar

Dersler, etkinlikler, geziler, Umre ve programın diğer bölümleri sırasında fotoğraf ve video çekilebilir.

Bazı görseller örneğin şunlar için kullanılabilir:

• AIMI web sitesi;
• sosyal medya;
• broşürler ve el ilanları;
• gelecekteki programlar hakkında bilgi;
• AIMI’nin diğer tanıtım veya bilgilendirme amaçları.

AIMI, bir katılımcının pazarlama veya tanıtım amaçlı tanınabilir görsellerini kullanmak istediğinde, gerektiğinde izin isteyecektir.

Bir katılımcı, tanıtım görsel materyallerinde tanınabilir şekilde görünmek istemediğini AIMI’ye bildirebilir.

Reşit Olmayan Katılımcılar

Bir küçük programa katıldığında, AIMI küçüğün ve ebeveyninin veya yasal temsilcisinin kişisel verilerini işleyebilir.

Gerekli olduğunda AIMI, belirli işlemler için ebeveynin veya yasal temsilcinin onayını isteyebilir.

AIMI, küçük katılımcıların kişisel verilerini ekstra özenle ele almaya çalışır.

Saklama Süreleri

AIMI, kişisel verileri toplandıkları amaç için makul ölçüde gerekli olandan daha uzun süre saklamaz; ancak yasal, idari, mali veya haklı gerekçelere dayanan ticari yükümlülükler nedeniyle daha uzun bir saklama süresi gerekebilir.

Saklama süresi, kişisel veri türüne göre değişebilir.

Örneğin, mali ve idari veriler, yalnızca belirli bir kurs dönemi için gerekli olan pratik verilerden daha uzun süre saklanabilir.

Pasaport kopyaları ve diğer hassas seyahat belgeleri, alındıkları amaç için gerekli olandan daha uzun süre saklanmaz; yasal bir yükümlülük aksini gerektirmedikçe.

Kişisel Verilerin Güvenliği

AIMI, kişisel verileri aşağıdakilere karşı korumak için makul teknik ve organizasyonel önlemler alır:

• yetkisiz erişim;
• kayıp;
• hırsızlık;
• kötüye kullanım;
• yetkisiz değişiklik;
• yetkisiz ifşa.

Kişisel verilere erişim, bu bilgilere işleri için ihtiyaç duyan kişilerle mümkün olduğunca sınırlıdır.

Ancak hiçbir dijital veya fiziksel sistem tam güvenliği garanti edemez.

Katılımcının Sorumluluğu

Katılımcı, doğru ve güncel kişisel verileri sağlamaktan sorumludur.

Programla ilgili veriler değiştiğinde, örneğin:

• telefon numarası;
• E-posta adresi;
• Uçuş bilgileri;
• pasaport bilgileri;
• diğer ilgili seyahat bilgileri,

katılımcının bunu en kısa sürede AIMI’ye bildirmesi gerekir.

AIMI, bir katılımcının yanlış, eksik veya güncel olmayan bilgi sağlamasından kaynaklanan sorunlardan sorumlu değildir.

Bu Gizlilik Politikasındaki Değişiklikler

AIMI, aşağıdaki durumlarda bu Gizlilik Politikasını zaman zaman değiştirebilir:

• hizmet sunumumuz değişirse;
• yeni hizmetler eklenirse;
• çalışma şeklimiz değişirse;
• teknik sistemler değişirse;
• yasal yükümlülükler değişirse.

Bir değişikliğin katılımcıların kişisel verilerinin işlenmesi üzerinde önemli bir etkisi olması durumunda, AIMI uygun olduğunda katılımcıları bu konuda bilgilendirecektir.