Politique de confidentialité – Programme d'arabe AIMI à Madinah

Quelles données personnelles traitons-nous ?

Selon la formule réservée et les services utilisés par le participant, AIMI peut traiter, entre autres, les données personnelles suivantes :

• prénom et nom;
• Adresse e-mail;
• numéro de téléphone;
• date de naissance;
• Sexe;
• Nationalité;
• Pays de résidence;
• Informations sur le niveau d'arabe;
• Résultats des tests de placement écrits et oraux;
• Informations sur l'assiduité et la progression des études;
• Données de paiement et de transaction;
• Communication avec AIMI;
• Informations de vol;
• Informations d'arrivée et de départ;
• Données d'hébergement;
• Données nécessaires pour le transport et l'accueil à l'aéroport;
• données nécessaires à l'organisation de la 'Umrah et des activités ;
• données de passeport et de visa lorsque celles-ci sont nécessaires pour le forfait réservé ;
• coordonnées d'un parent ou d'un représentant légal lorsque le participant est mineur ;
• autres informations nécessaires à l'organisation et à l'exécution du programme.

AIMI traite exclusivement les données personnelles raisonnablement nécessaires à l'exécution et à l'administration du programme.

À quoi utilisons-nous les données personnelles ?

Les données personnelles peuvent notamment être utilisées pour :

• le traitement et l'examen des inscriptions ;
• la communication avec les participants ;
• la gestion des paiements ;
• la réalisation de tests de placement écrits et oraux ;
• la détermination du niveau de langue approprié ;
• la répartition des étudiants dans des groupes adaptés ;
• l’organisation et la prestation de l’enseignement ;
• le suivi de la présence et des progrès d’études ;
• la délivrance de certificats ;
• l’organisation de l’hébergement ;
• l’organisation du transport entre l’hébergement et le lieu de cours ;
• l’organisation de l’accueil à l’aéroport ;
• la facilitation d’un visa touristique lorsque cela fait partie du forfait réservé ;
• l’organisation de la ‘Umrah accompagnée ;
• l’organisation d’activités et d’excursions ;
• le traitement des questions et des réclamations ;
• la garantie d’une bonne et sûre exécution du programme ;
• le respect des obligations légales et administratives.

Données de passeport et de visa

Lorsqu’un visa touristique fait partie du forfait réservé, il peut être nécessaire qu’AIMI reçoive certaines données de passeport et données personnelles du participant.

Cela peut notamment concerner :

• nom complet tel qu’indiqué sur le passeport ;
• date de naissance;
• Nationalité;
• numéro de passeport ;
• date de délivrance ;
• date d’expiration ;
• une copie ou une image du passeport ;
• toute autre information nécessaire à la demande de visa.

Ces données sont utilisées exclusivement pour faciliter la demande de visa et les démarches administratives associées, sauf si AIMI est légalement tenu de conserver ou de traiter les données à d’autres fins.

Pour effectuer une demande de visa, les données personnelles nécessaires peuvent être partagées avec les autorités compétentes et/ou les prestataires de services impliqués dans la demande.

Données de vol et accueil à l’aéroport

Lorsque l’accueil à l’aéroport fait partie du forfait, AIMI peut traiter des données de vol, notamment :

• compagnie aérienne ;
• numéro de vol ;
• aéroport de départ ;
• date d’arrivée ;
• heure d’arrivée ;
• tout changement ou retard éventuel.

Ces informations sont utilisées pour organiser l’arrivée et le transport du participant à Médine.

Si nécessaire, les données pertinentes peuvent être partagées avec le chauffeur ou le prestataire de transport chargé de la prise en charge à l’aéroport.

Hébergement

Lorsque l’hébergement fait partie du forfait, AIMI utilise des données personnelles pour placer les participants dans un hébergement approprié.

Les données pertinentes peuvent être partagées, si nécessaire, avec :

• les gestionnaires d'hébergement ;
• loueurs ;
• personnel local ;
• autres prestataires de services impliqués dans le séjour.

AIMI ne partage que les données raisonnablement nécessaires pour organiser et gérer l’hébergement.

Transport

Lorsque le transport fait partie du programme, les données personnelles nécessaires peuvent être partagées avec les chauffeurs, les prestataires de transport ou le personnel responsable du transport des participants.

Cela peut par exemple être nécessaire pour :

• listes des participants ;
• lieux de prise en charge ;
• informations d’arrivée ;
• communication en cas de retard ou de changements.

‘Umrah, activités et excursions

Lorsque AIMI organise une ‘Umrah accompagnée, une activité ou une excursion, certaines données personnelles peuvent être utilisées pour organiser les réservations, le transport, l’hébergement hôtelier ou les listes des participants.

Si nécessaire, les données personnelles pertinentes peuvent être partagées, par exemple, avec :

• hôtels ;
• les transporteurs ;
• organisateurs locaux ;
• prestataires d’activités ;
• autres parties nécessaires à la réalisation de la composante concernée.

Seules les données nécessaires à la réalisation sont partagées.

Données de paiement

AIMI traite les données nécessaires à la gestion des paiements, y compris par exemple :

• nom du payeur ;
• montant payé ;
• date de paiement ;
• statut du paiement ;
• référence de paiement ou de transaction ;
• montant restant dû.

Lorsqu’une banque, un prestataire de paiement ou un autre fournisseur de services financiers est utilisé, cette partie peut traiter indépendamment des données à caractère personnel conformément à sa propre politique de confidentialité.

AIMI ne conserve pas les données complètes de carte de paiement lorsque celles-ci sont traitées directement par un prestataire de paiement externe.

Données pédagogiques

Pour dispenser l’enseignement, AIMI peut traiter des informations concernant :

• le niveau initial de l’étudiant ;
• résultats des tests de placement ;
• répartition en groupes ;
• la présence ;
• les devoirs ;
• tests ;
• les résultats ;
• les retours des enseignants ;
• la progression des études.

Ces informations peuvent être partagées avec les enseignants, les coordinateurs pédagogiques et d’autres membres du personnel qui en ont besoin pour dispenser l’enseignement.

Partage des données à caractère personnel

AIMI ne vend pas les données à caractère personnel des participants à des tiers.

Le cas échéant, les données à caractère personnel peuvent être partagées avec des parties impliquées dans la mise en œuvre du programme, notamment :

• les enseignants ;
• les coordinateurs pédagogiques ;
• les collaborateurs autorisés d’AIMI ;
• les collaborateurs autorisés de SR Travel Services LLC ;
• les partenaires éducatifs et de coopération locaux ;
• fournisseurs d'hébergement ;
• les prestataires de transport et les chauffeurs ;
• hôtels ;
• prestataires de services de visa ;
• les autorités gouvernementales compétentes ;
• les prestataires de paiement ;
• les prestataires de services informatiques et administratifs ;
• les prestataires d’activités et d’excursions.

AIMI s’efforce de ne partager que les données à caractère personnel nécessaires à la prestation de service concernée.

Photos et vidéos

Pendant les cours, les activités, les excursions, la 'Umrah et les autres parties du programme, des photos et vidéos peuvent être prises.

Certaines images peuvent être utilisées, par exemple, pour :

• le site web d’AIMI ;
• les réseaux sociaux ;
• brochures et dépliants;
• informations sur les futurs programmes;
• autres fins promotionnelles ou informatives d’AIMI.

Si AIMI souhaite utiliser des images reconnaissables d’un participant à des fins de marketing ou de promotion, AIMI demandera l’autorisation si nécessaire.

Un participant peut indiquer à AIMI qu’il ou elle ne souhaite pas apparaître de manière reconnaissable dans le matériel promotionnel.

Participants mineurs

Lorsqu’un mineur participe au programme, AIMI peut traiter les données personnelles du mineur ainsi que de son parent ou représentant légal.

Si nécessaire, AIMI peut demander le consentement du parent ou du représentant légal pour certains traitements.

AIMI s’efforce de traiter les données personnelles des participants mineurs avec un soin particulier.

Durées de conservation

AIMI ne conserve pas les données personnelles plus longtemps que raisonnablement nécessaire aux fins pour lesquelles elles ont été collectées, sauf si une durée de conservation plus longue est nécessaire en raison d’obligations légales, administratives, fiscales ou commerciales justifiées.

La durée de conservation peut varier selon le type de données personnelles.

Par exemple, les données financières et administratives peuvent être conservées plus longtemps que les données pratiques uniquement nécessaires pour une période de cours spécifique.

Les copies de passeport et autres documents de voyage sensibles ne sont pas conservées plus longtemps que nécessaire pour la finalité pour laquelle elles ont été reçues, sauf obligation légale contraire.

Sécurité des données personnelles

AIMI prend des mesures techniques et organisationnelles raisonnables pour protéger les données personnelles contre :

• accès non autorisé;
• perte;
• vol;
• usage abusif;
• modification non autorisée;
• divulgation non autorisée.

L’accès aux données personnelles est limité autant que possible aux personnes qui ont besoin de ces informations pour leur travail.

Cependant, aucun système numérique ou physique ne peut garantir une sécurité totale.

Responsabilité du participant

Le participant est responsable de fournir des données personnelles correctes et à jour.

Lorsque des données pertinentes pour le programme changent, telles que :

• numéro de téléphone;
• Adresse e-mail;
• Informations de vol;
• informations de passeport;
• autres données de voyage pertinentes,

le participant doit en informer AIMI dès que possible.

AIMI n’est pas responsable des problèmes résultant du fait qu’un participant a fourni des informations incorrectes, incomplètes ou obsolètes.

Modifications de cette politique de confidentialité

AIMI peut modifier cette politique de confidentialité de temps à autre lorsque :

• notre offre de services change;
• de nouveaux services sont ajoutés;
• notre méthode de travail change;
• les systèmes techniques changent;
• les obligations légales changent.

Si une modification a un impact important sur le traitement des données personnelles des participants, AIMI en informera les participants le cas échéant.